作为一名检察院档案员,我深感责任重大。档案是历史的见证,是法律的宝库,是检察院工作的重要组成部分。因此,当有机会走进重庆市渝北区人民检察院、江北区人民检察院交流学习,最吸引我的莫过于数字档案信息系统快捷高效的整理与利用了。在两位档案员的耐心讲解下,实地走访了两院的档案室,重点了解了数字档案信息系统的运用,系统学习了业务档案装订成册的每一步,也充分的认识到智能化数字档案系统对于档案收集、整理、利用的高效和便捷。业务档案管理依托数字档案信息系统,只需录入业务档案系统提示内容,即可网上自动生成档案卷号,提交档案人员审核,发回申请人,关联打印机,案卷封面自动生成内容打印。
通过这次的学习,我也真正认识到数字档案室的应用,相比于传统的纸质档案是怎样的便捷与高效。其一数字档案能够实现档案的长期保存。纸质档案容易受到自然环境和人为因素的损害,数字档案却可以通过数据备份和云端存储的方式,保证档案的安全性和长久性。并且数字档案的存储空间远远大于纸质档案,占地空间小,大大减少了仓库和档案柜的使用空间和成本,腾出了更多地方用于其他工作;其二数字档案可以提高档案与查询和使用效率。传统的纸质档案需要人工去柜中查找,耗时耗力,而数字档案可以通过关键字搜索和分类索引的方式,快速定位和查找需要的档案资料,节省时间;其三数字档案可以提升档案管理的规范化水平。数字化记录可以减少人为的操作和介入,降低了错误和遗漏的风险;其四数字档案对档案的安全性进行严格的权限管理,确保档案的保密性和完整性。这将有助于规范档案管理的流程和操作,提高工作的质量和效率。
随着信息技术的不断发展和应用,电子信息化已经成为了各行业发展的趋势。创建数字档案室是助推检察档案信息化建设的大势所趋。它可以实现档案的长期保存、提高档案查询和使用规范档案管理,推动信息化建设的全面发展。档案工作是一项保管性工作,更是一项服务性的工作,我院应以“档案自治区一级”荣誉为基石,积极推进数字档案室的建设,不断完善档案信息化管理的制度和技术手段,以适应信息化时代的发展需要。